Tips Administrasi Handal

Bagian Administrasi mempunyai kerja yang sangat penting, untuk mendukung kerja atasan atau bagian lain. Dan pengalaman kerja di bagian Administrasi akan memberikan peluang yang besar untuk jenjang karir yang lebih tinggi, karena dasar kerja perusahaan ada pada bagian Administrasi. 

Semakin besar suatu perusahaan dan semakin komplek struktur organisasi dalam perusahaan, maka semakin banyak tenaga Administrasi dibutuhkan. Seperti bagian Gudang, Puchasing, Quality Control, Exim, Personalia, Teknologi Produksi ( Engenering ) , atau Maintenance ( Teknisi Perusahaan ). 

Pada Bagian Administrasi membutuhkan pengetahuan yang baik , dimana semuanya bisa dipelajari asal ada kemauan seperti :

1.Dasar Komputer Excel maupun Word 

2.Sedikit Bahasa English ( walaupun Pasif ) 

3. Ketelitian. 

TIPS UNTUK SUKSES MELAMAR BAGIAN ADMINISTRASI : 

1. PERSIAPAN AWAL .

- Cobalah untuk berlatih untuk berhitung ringan seperti perkalian, pembagian , pengurangan , agar dapat menemukan cara cepat untuk menghitung. 

- Yakinkan diri anda “ BAHWA ANDA MAMPU DALAM SEGALA HAL “ 

2. BAHAN PERSIAPAN UNTUK WAWANCARA ADMINISTRASI

LINGKUP KERJA BAGIAN ADMINISTRASI :

- ADMINISTRASI PENJUALAN :

  Melakukan pencatatan dan pembukuan semua transaksi penjualan harian disertai bukti   

  penjualan,  bisa berupa nota penjualan atau yang lainnya. 

- ADMINISTRASI PEMBELIAN :

  Melakukan pencatatan dan pembukuan semua transaksi pembelian harian disertai dengan

  bukti pembelian bisa berupa nota pembelian atau yang lainnya. 

- ADMINISTRASI KANTOR UNTUK PERUSAHAAN PERDAGANGAN :

  Untuk kerjanya tergantung dari sistem pengaturan dari manager , Ada yang mempunyai kerja hanya untuk administrasi ringan seperti pencatatan DATA atau membuat surat menyurat , tetapi ada perusahaan yang memasukkan tugas keuangan dan pencatatan stock gudang ke dalam kerja ADMINISTRASI. 

Disini tugas Administrasi menjadi lebih luas , seperti : Mencatat semua stock gudang, bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang ke sales, maupun yang memberikan uang saku ke sales.
Dari hasil pencatatan setelah diketahui atasan , laporan tersebut akan disampaikan ke Accounting. 

- ADMINISTRASI UNTUK PERUSAHAAN MANUFACTURE ( PABRIK ) :

  Sebenarnya prinsip kerjanya hampir sama baik perusahaan besar LOKAL atau perusahaan ASING. Pada perusahaan jenis ini kerja ADMINISTRASI menjadi sangat penting karena semua data harus dilakukan pencatatan dengan rapi , dan semua aktifitas harus dilakukan secara terschedule .

TEKNIK DAN TIPS SUKSES MENJADI ADMINISTRASI YANG HANDAL : 

Dua hal pokok yang perlu diperhatikan :

1. TEKNIK PENATAAN FILE baik Penyusunan Hard copy maupun Soft copy. 

Hard copy : file yang disimpan dalam bentuk nyata 

Soft copy  : file kerja yang disimpan dalam komputer.
CATATAN PENTING : “ Berfikirlah bahwa anda membuat atau menata file kerja bukan untuk diri anda sendiri tetapi untuk orang lain “. ARTINYA dimana atau siapapun yang akan mencari data yang anda sajikan untuk umum , mereka akan dengan mudah bisa dengan cepat menemukannya. 

CARA PENATAAN FILE : APLIKASI DI PERUSAHAAN JAPAN.

Kelompokkan data yang anda buat dalam urutan Adjat A ~ Z dan beri juga nomor urut dari angka 1 ~ sampai seterusnya, dengan TUJUAN bila file diambil atau hilang akan segera tahu file mana yang tidak ada di tempatnya. 

2. MEMAHAMI “ HORENSO “ ( HO-REN-SO )

Horenso adalah Istilah bahasa Japan yang sering di aplikasikan dalam praktek sehari-hari.

“HORENSO'' ADALAH SYTEM INFORMASI ATAU PELAPORAN. 

ASAL PEMBENTUKAN KATA HORENSO : 

“HO” dari kata HOUKOKU : Proses pelaporan “ segala sesuatu “ dari bawahan ke atasan atau sebaliknya.

“REN” dari kata RENRAKU : Menginformasikan : menyampaikan INFORMASI sejelas-jelasnya  sampai ke tingkat yang paling bawah atau sebaliknya, sehingga informasi dapat di terima semua untuk diambil tindakan.

“SO” dari kata SOUDAN : yaitu system konsultasi ( diskusi ) untuk penyelesaian masalah.